SPANISH: Guía Rápida de PERSUIT para Bufetes de Abogados y Proveedores

Este artículo le proporcionará una introducción guiada a las principales funciones de la plataforma PERSUIT. Cubre los siguientes temas:

• ¿Por qué usar PERSUIT?
• Inicio de sesión
• Perfil del bufete de abogados
• Acceso a la RFP
• Resolución de conflictos
• Aceptar una invitación para participar
• Lectura/impresión de la RFP
• Compartir con el equipo
• Crear una propuesta
• Enviar una propuesta
• Revisión/retiro de una propuesta
• Configuración de subasta inversa
• Mensajería

¿Por qué usar PERSUIT?

El 100% de los bufetes de abogados incluidos en el AmLaw 100 han presentado propuestas a través de PERSUIT. Entre los múltiples beneficios de la plataforma para bufetes y proveedores se incluyen:

• Oportunidades para el desarrollo de negocios.
• Un proceso más eficiente y rápido para responder a las RFPs.
• Transparencia y retroalimentación en el proceso de selección.
• Información basada en datos.
• Claridad en el alcance mediante AFAs para planificar y asignar recursos de manera efectiva.

Inicio de sesión

Cuando un cliente envíe a su bufete una solicitud de información o una propuesta en la plataforma PERSUIT, los destinatarios dentro de su empresa recibirán un correo electrónico con la invitación. Consulte este artículo para obtener más información sobre los correos electrónicos de invitación.

Importante: Si simplemente reenvía este correo electrónico a sus compañeros de trabajo, no podrán acceder a la solicitud. Para compartirla, debe hacerlo desde dentro de la plataforma.

Haga clic en Ver solicitud para acceder a la página de inicio de sesión de PERSUIT. Consejo: marque como favorito https://app.persuit.com para futuras referencias.

Si ya ha recibido una solicitud de PERSUIT anteriormente, se habrá creado una cuenta para usted automáticamente; no se requieren más pasos para activarla.

Si necesita restablecer su contraseña, haga clic en ¿Olvidó su contraseña? en la página de inicio de sesión.

Perfil del Bufete de Abogados

Al iniciar sesión por primera vez, complete su perfil y su información de contacto. Esto ayuda a los clientes a identificar a las personas adecuadas para invitar a solicitudes, por lo que un perfil completo aumenta sus posibilidades de captar nuevos clientes.

Si tiene acceso como Administrador, puede ir a Configuración en el menú lateral izquierdo para actualizar el nombre de su grupo y cualquier certificado de Diversidad.

Para designar a un usuario de su bufete como Contacto Designado y asegurarse de que reciba todas las RFPs de un cliente específico o de todos los clientes, póngase en contacto con support@persuit.com.

Acceso a la RFP

En la página de inicio, encontrará la sección de Solicitudes en la parte superior y la sección de Rendimiento en la parte inferior.

En la sección Solicitudes, verá tres pestañas:

• Inicio: solicitudes que requieren acción, con plazos próximos, subastas o solicitudes reabiertas para su firma.
• Solicitudes: todas las solicitudes anteriores, ya sea porque recibió una invitación directa o porque un compañero de trabajo las compartió con usted.
• Propuestas: todas las propuestas enviadas a las que tiene acceso.

En la sección de Actuación, podrá ver métricas clave de rendimiento, incluyendo un desglose de invitaciones por cliente.

Si tiene acceso como Administrador, también puede ver una página separada con métricas de rendimiento más detalladas.

Resolución de Conflictos

Los clientes pueden activar o desactivar la opción de Verificación de Conflictos para cada solicitud. Si está activada, no podrá ver el alcance completo de la RFP hasta que haya confirmado que no existe un conflicto de interés.

Aceptar una Invitación e Indicar Participación

Una vez que su bufete haya resuelto cualquier conflicto (o si la verificación de conflictos estaba desactivada), podrá ver la solicitud completa. En esta etapa, revise los detalles, el alcance del trabajo y los plazos antes de aceptar o rechazar la invitación para participar.

No podrá comenzar a redactar una propuesta hasta que haya indicado su intención de participar. Los clientes serán notificados sobre el estado de su participación.

Leer/Imprimir la RFP

Una vez que haya confirmado su intención de participar, podrá descargar o imprimir la RFP. Recuerde tener en cuenta los plazos establecidos por el cliente.

Compartir con el Equipo

Para colaborar en la redacción de su propuesta con otros miembros del bufete, utilice el botón Compartir.

El sistema primero mostrará a los compañeros de trabajo que ya tienen acceso. Para agregar más personas a una solicitud o propuesta, haga clic en el menú desplegable o introduzca sus direcciones de correo electrónico. Esto generará automáticamente un correo electrónico de invitación para cada persona añadida

Crear una Propuesta

Al resolver un conflicto y confirmar su participación, verá el botón Crear una Propuesta en la sección Propuestas.

Al hacer clic en este botón, accederá directamente a la pantalla de redacción de la propuesta.

El primer campo que debe completar es el TÍTULO de su propuesta, que por defecto aparecerá como RE:[Título de la RFP del cliente]. Puede personalizar este título según sus necesidades.

Resumen de la Propuesta

Este campo predeterminado le permite introducir un resumen de su propuesta. También puede adjuntar archivos, pero tenga en cuenta las preferencias del cliente sobre el formato de la respuesta.

Sección de Precios

En esta sección, debe indicar el coste total del proyecto (si el cliente lo ha habilitado), así como los honorarios por fase o actividad.

• Los honorarios por fase se denominan Ítems en PERSUIT.
• Las actividades dentro de cada fase se llaman Sub-ítems.

Para cada precio total, ítem y sub-ítem, podrá ver la preferencia del cliente en cuanto a la estructura de precios (por ejemplo, tarifa fija, presupuesto estimado, etc.). Si lo desea, puede desviarse de la preferencia del cliente seleccionando una opción diferente en el menú desplegable de precios.

En el cuadro de comentarios debajo de cada ítem, debe incluir las suposiciones en las que se basa su propuesta de precios.

Si su bufete no desea proporcionar un precio para un ítem en particular, puede activar la opción Excluido del Alcance. Además, si considera que se necesitan sub-ítems adicionales, puede hacer clic en Agregar Sub-ítem, introducir un título y asignar un honorario.

El campo Horas no es obligatorio al enviar una propuesta, pero algunos clientes pueden requerir que lo complete.

Sección de Preguntas

Además de la sección de Precios, esta es una de las principales herramientas que los clientes utilizan para evaluar si un bufete es adecuado para el caso. Aquí pueden plantear preguntas específicas sobre su experiencia, especialización, enfoque estratégico y otros aspectos clave que influirán en su decisión.

Existen diferentes formatos de respuesta, cada uno con límites de caracteres o estructuras específicas según lo que el cliente necesite.

Enviar la Propuesta

Antes de enviar su propuesta, recomendamos utilizar la función Vista Previa, que le permite revisar su contenido y exportarlo como PDF si lo desea.

Cuando esté listo para enviarla al cliente, haga clic en Enviar.

Revisar o Retirar una Propuesta

Mientras la RFP esté en estado Abierto a Propuestas (barra de estado en color verde), su bufete podrá realizar modificaciones en la propuesta después de enviarla.

Si es necesario, también puede retirar su propuesta.

Nota: Los clientes aún podrán acceder a las propuestas retiradas en su historial.

Configuración de Subasta Inversa

Los clientes pueden seleccionar diferentes tipos de subasta y decidir qué información será visible para los bufetes:

• Solo el ranking actual.
• Ranking actual y precios de todos los bufetes competidores.
• Ranking actual y la oferta más baja.

El ranking se basa exclusivamente en el precio total o comparativo del bufete. Aunque los clientes pueden evaluar las propuestas considerando muchos factores cualitativos, el ranking de precios se muestra únicamente para ayudar a los bufetes a mejorar la competitividad de sus tarifas.

Nota: Incluso cuando el precio es visible, los nombres de los bufetes y sus respuestas a preguntas permanecen anónimos.

Mensajería

Los bufetes pueden comunicarse con los clientes y hacer preguntas a través de los Canales de Mensajería de la plataforma. Estos canales son privados entre cada bufete y el cliente – ningún bufete podrá ver los mensajes enviados por otro bufete dentro de la misma solicitud.

Los clientes pueden optar por hacer públicas sus respuestas a ciertas preguntas mediante la función Aclaración, que se publica en la RFP y genera una notificación por correo electrónico a los bufetes.

Nota: Los canales de mensajería están vinculados a cada solicitud específica; no existe un canal de mensajería general con el cliente fuera de las solicitudes.

Los bufetes también cuentan con un canal de mensajería interna para discutir de manera privada con sus propios compañeros de trabajo dentro de cada solicitud.

Para cualquier pregunta al responder una RFP, comuníquese con support@persuit.com. Es posible que sea más eficiente que contactar directamente con el cliente.