Guia Rápido da PERSUIT para Escritórios de Advocacia

Este artigo oferece um excelente ponto de partida para usuários de escritórios de advocacia, ao passar pelas principais funcionalidades da plataforma da PERSUIT, abordando:

• Por que usar a plataforma da PERSUIT?
• Como fazer o login
• Perfil do Escritório de Advocacia
• Acesso à RFP
• Resolução de Conflitos
• Aceitando um Convite e Confirmando Participação
• Ler / Imprimir RFP
• Compartilhar com Colegas de Equipe
• Criar Proposta
• Enviar Proposta
• Revisar / Retirar Proposta
• Configurações de Leilão Reverso
• Mensagens

 

Por que usar a plataforma da PERSUIT?

100% dos escritórios da lista AmLaw 100 já enviaram propostas na PERSUIT. A plataforma oferece uma série de benefícios para escritórios de advocacia e fornecedores, incluindo:

• Oportunidades de desenvolvimento de negócios.
• Processo ágil e eficiente para responder a RFPs.
• Transparência e feedback no processo de seleção.
• Análises de dados e inteligência competitiva.
• Escopo certeiro com AFAs, para planejar e alocar recursos de forma eficiente.

 

Como fazer o login

Quando um cliente envia uma solicitação de informações ou uma proposta ao seu escritório, na plataforma da PERSUIT, os usuários da sua empresa, convidados pelo cliente, recebem o seguinte e-mail. Consulte este artigo para mais informações sobre e-mails de convite.

 

Observe que simplesmente encaminhar este e-mail para colegas não lhes dará acesso. Você precisará compartilhar a solicitação com eles de dentro da plataforma.

 

Clique em Ver Solicitação para acessar a página de login da PERSUIT. Dica: adicione o link https://app.persuit.com aos seus favoritos para facilitar acessos futuros. 

Caso já tenha recebido uma solicitação anterior da PERSUIT, uma conta será criada automaticamente e não será necessário realizar nenhuma ação adicional para ativá-la.

 

Clique em Esqueci a Senha na página de login para redefini-la, caso seja preciso. 

 

Perfil do Escritório de Advocacia

Ao logar pela primeira vez, você será solicitado a atualizar suas informações de contato no perfil.Isso ajuda os clientes a identificar as pessoas mais adequadas para serem convidadas em futuras solicitações. Portanto, um perfil completo melhora significativamente suas oportunidades de conquistar novos negócios.

 

Caso tenha acesso de Manager, você poderá acessar a seção de Configurações, no menu lateral à esquerda, para atualizar o nome do seu grupo e as certificações de Diversidade, se houver.

Entre em contato com support@persuit.com para designar usuários do seu escritório como Contato Designado. Tais usuários vão receber as RFPs da PERSUIT de um cliente específico ou de todos eles.

 

 

Acesso à RFP

Na página inicial, você encontrará a seção Solicitações na parte superior, e a seção Performance na inferior.

 

Na seção Solicitações, estarão disponíveis as informações abaixo:

• A aba ‘Solicitações que exigem ação’ detalha as solicitações com prazos próximos, leilões ou requisições que foram reabertas para o seu escritório.
• A aba ‘Solicitações’ lista todas as solicitações que você foi convidado diretamente, além das compartilhadas por seus colegas.
• A aba ‘Propostas’ exibe todas as propostas enviadas por você ou pela sua equipe - às quais você tem acesso.

 

Na seção Performance, você encontrará:

• Métricas de desempenho de alto nível, incluindo uma divisão detalhada dos convites por cliente.

 

Se você tiver acesso de Manager, também poderá visualizar uma página separada de Performance. Consulte este artigo para mais informações sobre os dados disponíveis nesta página.

 

Resolução de Conflitos

Os clientes podem ativar ou desativar a Verificação de Conflitos para cada solicitação. Quando ativada, a verificação impede o acesso completo ao escopo da RFP, até que os conflitos sejam solucionados.

 

 

Aceitando um Convite e Confirmando Participação

Após a sua empresa resolver os conflitos (ou caso a verificação de conflitos tenha sido desativada), você terá acesso completo à solicitação. Nessa etapa, é possível revisar os detalhes, o escopo do trabalho e os prazos antes de aceitar ou recusar o convite para participar.

 

A elaboração da proposta só poderá ser iniciada após a confirmação da sua intenção de participar. O cliente será notificado sobre o status da sua participação.

 

 

Ler / Imprimir RFP

Depois de confirmar sua intenção de participar, você poderá fazer o download ou imprimir a RFP. Certifique-se de observar os prazos estabelecidos pelo cliente.

 

 

Compartilhar com Colegas de Equipe

Para que um colega de equipe colabore no rascunho da sua proposta, clique no botão Compartilhar.

O sistema exibirá inicialmente os colegas que já têm acesso. Adicione mais usuários a uma solicitação ou proposta clicando no menu ou inserindo seus endereços de e-mail. Isso enviará um e-mail de convite a cada membro da equipe adicionado.

 

 

Criar Proposta

Após solucionar os conflitos e confirmar a sua participação, você verá o botão Criar Proposta na seção de Propostas.

 

Ao clicar neste botão, será direcionado diretamente para a tela de elaboração da proposta.

O primeiro campo é o TÍTULO da sua proposta, que, por padrão, será RE:[Título da RFP do Cliente]. Isso pode ser personalizado. 

 

Resumo da Proposta 

Este campo padrão é destinado à apresentação da sua proposta. Você também pode anexar arquivos, mas é importante observar as preferências do cliente, em relação ao formato da sua resposta.

 

Seção de Precificação

Você deve informar aqui o valor total do projeto (se habilitada pelo cliente), bem como os valores por fase ou atividade. As taxas por fase são chamadas de Itens na plataforma da PERSUIT, enquanto as atividades dentro de cada fase são chamadas de Subitens. Para a precificação total, itens e subitens, será exibida a preferência de precificação do cliente (como taxa fixa, taxa com limite, estimativa de orçamento, etc.). As empresas podem optar por divergir da preferência do cliente clicando no menu Precificação.

 

Você também pode incluir suas suposições para cada item no campo de comentários abaixo.

 

Se sua empresa não quiser fornecer o preço de um item por algum motivo, basta selecionar a opção Excluído do Escopo. Além disso, caso acredite que seja necessária a adição de outros subitens, clique em Adicionar Subitem, para descrever a sua atividade e o valor que será aplicado a cada um deles. O campo Horas não é obrigatório ao enviar a proposta, mas alguns clientes podem solicitar que seja preenchido.

 

Seção de Perguntas

Juntamente com a precificação, esta seção permite que os clientes avaliem a adequação de uma empresa para a demanda, levando em consideração fatores como experiência, especialização ou estratégia.

Diversos tipos de perguntas e respostas estão disponíveis, os quais determinam o formato ou o limite de caracteres para a sua resposta.

 

 

Enviar Proposta

Primeiramente, recomendamos fortemente o uso da ferramenta de Visualização, que inclui a opção de exportar sua proposta para o formato de PDF.

 

Quando o envio ao cliente estiver pronto, clique em Enviar.

 

 

Revisar / Retirar Proposta

Enquanto a RFP estiver no status "Aberta para Propostas" (barra verde), as empresas podem revisar suas propostas mesmo após o envio.

 

As empresas podem também Retirar suas propostas. Observação: os clientes ainda terão acesso às  propostas retiradas em seu arquivo.

 

 

Configurações de Leilão Reverso 

Os clientes podem escolher entre diferentes tipos de leilão e decidir se as empresas terão acesso à visualização: 1) apenas a classificação atual; 2) a classificação atual e precificação de todos os concorrentes; ou 3) somente a classificação atual e a menor proposta.

A classificação é determinada exclusivamente com base no preço total ou comparativo. Embora os clientes possam avaliar as propostas, considerando diversos fatores qualitativos, a classificação de preços é fornecida unicamente para oferecer feedback às empresas e ajudá-las a aprimorar a competitividade de seus preços.

Observação: mesmo quando o preço é visível, os nomes das empresas e as respostas às perguntas permanecem em caráter anônimo. 

 

 

Mensagens

Os escritórios de advocacia podem fazer perguntas e se comunicar com os clientes por meio dos Canais de Mensagens. Esses canais são privados entre cada escritório e o cliente – nenhuma outra empresa participante da solicitação tem acesso às mensagens trocadas entre as partes.

Além disso, os clientes podem optar por tornar suas respostas visíveis para os escritórios de advocacia por meio de um Esclarecimento, publicado no RFP, e que aciona uma notificação por e-mail para as empresas.

Observação: Os canais de mensagens são específicos para cada solicitação – não há um canal de mensagens único com o cliente, que seja independente das solicitações em curso.